LA SECRETARIA PERFECTA

CUALIDADES DE UNA SECRETARIA

Ser secretaria no es tan fácil como la gente puede creer. Se necesitan muchos conocimientos y habilidades para poder lidiar con todo el trabajo que supone. Muchos jefes dependen de sus secretarias y sin ellas no podrían desempeñar el puesto que ocupan, así que deberían darles mayor importancia. 

Una buena secretaria debe realizar múltiples tareas, entre las que se incluye administrar el tiempo y la agenda de sus jefes, organizar viajes, tener el control de las llamadas y reuniones, con lo que de ellas depende quien tiene acceso al jefe y cuanto tiempo. No son sólo estas las funciones que desempeña actualmente: una secretaria tiene que tener conocimiento en distintos ámbitos y afrontar retos estratégicos de las organizaciones que antiguamente realizaban otros profesionales. Sus funciones pueden abarcar desde reclutar nuevos empleados, realizar compras para la organización, redactar informes y presentaciones, encargarse de contestar la correspondencia (incluyendo la electrónica), atender a clientes o proveedores, entre un sinfín de otras tareas, que pueden variar en función de cada empresa.

Por ello, las organizaciones empresariales deben ser conscientes de la importancia que tiene una buena secretaria y valorarla convenientemente. Deberían esforzarse en retener el talento de estas profesionales, incentivándolas y dándoles el valor que realmente tienen. 

Toda secretaria estará de acuerdo en que para desempeñar su trabajo debe tener una serie de habilidades. Estas son algunas de las más importantes: 

1. Saber resolver problemas de forma creativa: Por su posición, una secretaria conoce los secretos de la organización mejor que nadie (muchas veces mejor que sus jefes), por lo que se enfrentará al problema que pueda surgir desde una posición que le permite ver los diferentes aspectos del mismo. Si es creativa, puede improvisar una solución que a los demás no se les podría ocurrir. 
2. Controlar el protocolo y etiqueta: Debe saber cómo dirigirse a cualquier persona, ya sea al Presidente de la entidad para la que trabaja como al encargado de mantenimiento. Debe "saber estar" y comportarse adecuadamente en cada momento. Por ejemplo, si alguien está enfadado con el jefe y te llama por teléfono comportándose de forma grosera, tú nunca puedes ponerte a su nivel, hay que mantenerse educada y aguantar contestando con un buen tono. Eres como una "embajadora" y nunca puedes demostrar tu antipatía hacia alguien (otra cosa es que a esa persona le puedas poner más trabas que a otra para que consiga lo que pretende).
3. Poseer inteligencia emocional: Debe ponerse al nivel de otras personas y ser empática. Esto hará que en las negociaciones y otras interacciones tenga mayor posibilidad de éxito. También es importante detectar de qué humor está el jefe y así saber en qué momento hay que darle determinadas noticias, facilitando el trabajo de ambos. 
4. Saber anticiparse: Muchas veces se espera de la secretaria que se anticipe a los problemas y eso es lo que hacen. Es un problema a la hora de que se valore su trabajo porque los jefes no son conscientes de que gracias a determinadas acciones, no se ha producido una catástrofe porque ni se enteran de lo que podría haber pasado si su secretaria no se hubiese anticipado. 
5. Ser "multitarea": Normalmente hay que estar pendientes de varias cosas a la vez, mientras suena el teléfono y estás redactando un informe, tienes que hacer una reserva de vuelos y cuadrar la agenda de reuniones. Todo suele ser urgente, por lo que también conviene saber priorizar. 
6. Saber adaptarse a los cambios: Normalmente, en un corto periodo de tiempo, puedes pasar de la tranquilidad más absoluta a tener que enfrentarte con varios problemas urgentes a la vez. Hay que saber adaptarse y saber qué hacer en todo momento. A lo mejor tenías todas las reuniones de la semana cuadradas (lo que requiere un gran trabajo y esfuerzo) y surge un viaje de última hora y hay que cambiar toda la agenda y volver a hacer todo el trabajo, mientras buscas los mejores vuelos y reservas las habitaciones de hotel, los restaurantes, los transfers, etc. Hay que saber dejar todo lo que estabas haciendo para centrarte en el nuevo problema. 
7. Ser organizada: Es importante porque cuando estás trabajando en diferentes tareas, en todo momento debes tener claro dónde tienes toda la información que necesitas y poder encontrar cualquier documento al instante. 
8. Tener recursos: Si hay algo que no sepas cómo se hace, siempre hay que saber dónde acudir o a quien preguntar. La opción de quedarse sin hacer nada por no saber cómo se hace no es factible. Es importante tener una base de datos con toda la información que puedas necesitar y una agenda de contactos a quien recurrir en estos casos. 
9. Saber comunicar: Hay que ser buena tanto en el lenguaje verbal como en el escrito. Actualmente, para escribir e-mails es importante poder ser conciso y explicar lo que queremos con las menos palabras posibles. Esto nos ahorra tiempo a nosotros y a nuestro interlocutor, que probablemente nos lo agradezca. Nuestras comunicaciones deben ser directas, concisas y a la vez educadas. 
10. Dominar la tecnología: Es muy importante mantenerse al día de todas las nuevas tecnologías que aparecen. Aunque en nuestra organización no se haya implementado un programa o aplicación concreto, debemos conocer sus existencia y también cómo usarlo. Es frecuente que un cliente envíe un documento en un formato diferente al que usamos nosotros y debamos abrirlo urgentemente. También puede ser que alguien quiera hacer una presentación en nuestras oficinas y nuestro sistema sea diferente y debamos adaptarlo. Por todo esto, hay que estar preparada y no dejarse intimidar por todas las novedades que surgen en el mercado cada día. Una buena secretaria debe ser capaz de conectar una "conference call" con varios participantes, una vídeo conferencia o incluso reiniciar el servidor si se trabaja en una oficina pequeña sin departamento de Tecnologías.
11. Saber prestar atención a los detalles: Además de tener una visión de conjunto en cualquier situación, es importante prestar atención a los pequeños detalles, porque son los que pueden arruinar cualquier proyecto. A lo mejor has estado ocupada durante horas planificando un viaje, con todas las reuniones minuciosamente agendadas y no te has fijado en que el hotel al que has mandado al jefe está en la otra punta de la ciudad y en horas punta le puede suponer un desplazamiento de más de una hora en coche. Este detalle hará que se descuadre toda la agenda del día y tu trabajo se vea invalidado por esta situación.
12. Tener paciencia: Por último, y no por ello menos importante, hay que tener mucha paciencia. Es importante saber respirar y contar hasta 10 para no explotar en algunas situaciones porque no es fácil estar siempre de buen humor, con una actitud aparentemente relajada, aguantando mucha presión y siendo perfecta, así que ¡MUCHA PACIENCIA!